So steigern Sie die Produktivität im Maklerbüro

Stapel von Eingangspost. Unmengen neuer Versicherungspolicen, die den Kunden zugeordnet werden müssen. Und dazu hört das Telefon gar nicht auf zu klingeln, weil im Winter die üblichen Schäden durch Frost oder Schneeglätte Versicherungsvermittler als Serviceleister fordern.  Noch mehr arbeiten scheint dann die einzige Devise sein. Oder geht es auch anders?

„Nun haben wir schon 14 Computer und Laptops für unsere Mitarbeiter und trotzdem wird die Arbeit nicht weniger. Gefühlt arbeiten wir immer mehr und schaffen doch nicht alles so gut, wie wir es eigentlich wollen“. Dies war die Einschätzung eines Maklers aus Nordrhein-Westfalen, mit dem ich kürzlich zur Vorbereitung einer Strategieberatung gesprochen habe.

Gefühlsmäßig hatte der Makler die zwei wichtigsten Elemente der Wertschöpfung in einem Maklerunternehmen erfasst. Der Aufwand an Arbeitszeit und die Höhe der Wertschöpfung selbst, die in dieser Zeit stattfindet. Und da fangen dann auch die Probleme des Unternehmers Makler an. Nur wenige können auf Anhieb sagen, wieviel Arbeitszeit tatsächlich in der eigenen Firma aufgewendet und was konkret in dieser Zeit erledigt, geschaffen und an Wert produziert wird.

Smartphone und Laptop verlängern den Arbeitstag

Wenn ich hier davon schreibe, wieviel Arbeitszeit tatsächlich geleistet wird, dann meine ich natürlich nicht die formelle Abrechnung der Arbeitsstunden eines Angestellten mit rund 35 Stunden Wochenarbeitszeit. Viele Mitarbeiter von Maklerunternehmen, die einen hohen Servicelevel-Standard pflegen, arbeiten dank Smartphone oder Laptop auch nach Feierabend für die Kunden und damit für die Firma. Und bei vielen Außendienstmitarbeitern gibt es in Folge des Paragraf84er-Vertrages kaum geregelte Arbeitszeiten.

Verschärfend auf die Themen Arbeitszeit und ertragsbringender Arbeitsergebnisse in dieser Zeit wirken sich der zunehmende Kostendruck sowie die sinkenden Erlöse der Makler aus den Arbeitsergebnissen aus. Und aus dieser Sackgasse kommen die Unternehmer kaum heraus. Wird Personal eingestellt, erhöht sich der Kosten- und Umsatzdruck. Wird Personal reduziert, dann erhöht sich die Überlastung der Mitarbeiter und des Inhabers noch mehr.

Diese kurzsichtige Art der Bewältigung der Belastungen aus dem Arbeitsaufkommen wird früher oder Später zu Crash-Situationen führen. Fluktuation und Erkrankungen bei Mitarbeitern sowie Burn-out  bei den Firmeninhabern sind auch bei Versicherungsvermittlern mit Dauerstress nicht selten zu beobachten.  Ausfälle von Mitarbeitern oder Entscheidungsträgern können die Zukunftssicherheit des Unternehmens grundsätzlich gefährden. Also gilt es, frühzeitig und sensibel auf solche Erscheinungen zu reagieren.

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