Warum jeder Vermittler einen eigenen Notfallplan und Notfallordner haben sollte

Mit einem Notfallordner ist nicht (nur) gemeint, dass Sie Passwörter Ihrer Mitarbeiter und die Datensicherungen an zwei Stellen außerhalb des Büros deponieren oder die Anmeldedaten für Banking, Steuern sowie Zweitschlüssel außerhalb des Büros hinterlegen.

Verantwortung für Ihre Familie und Mitarbeiter zeigen

Am wichtigsten ist es einen Fahrplan zu erstellen für den Fall, dass Ihnen als Inhaber etwas Unvorhergesehenes passiert. Gerade dafür muss Ihr Maklerbetrieb gewappnet sein. Denn es muss ja weitergehen. Kunden müssen weiter betreut und Versicherungsverträge weiter abgeschlossen werden können.

Fehlen Notfallregelungen, ist das sowohl für Ihre Agentur und Ihre Mitarbeiter als auch für Ihre Familie eine existenzielle Bedrohung.

Fallen Sie durch ein Unglück für einige Monate aus, sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

–    Wer kümmert sich um das operative Geschäft in der Agentur?
–    Wer kommt an die Daten, wenn das PC-Passwort für bestimmte Bereiche nur Ihnen bekannt ist?
–    Wer zahlt die Löhne der Mitarbeiter und die Miete für die Geschäftsräume?
–    Wer haftet für anteilig zurückzuzahlende Provisionen während der Stornohaftungszeit (Stichwort: Provisionsnachhaftung)?
–    Was passiert mit dem Kunden- und dem Vertragsbestand?

Unternehmerische Vorsorgevollmacht

Die Lösung des Problems liegt in einer unternehmerischen Vorsorgevollmacht. Sie hat das Ziel, die Handlungsfähigkeit der Agentur zu erhalten, indem Sie einen Dritter zu Ihrem Stellvertreter bestimmen.

In der Vollmacht sollten geregelt sein:

–    der Umfang der Befugnisse (Rechts-, Bankgeschäfte und so weiter),
–    gegebenenfalls die Befugnis, Untervollmachten zu erteilen,
–    die Geltungsdauer der Vollmacht und
–    die Widerrufsmöglichkeit aus wichtigen Gründen.

Handlungsbedarf besteht auch im Privaten

Als Agenturinhaber haben Sie aber nicht nur eine Verantwortung als Selbstständiger Ihren Geschäftspartnern und Kunden gegenüber, sondern auch als Privatmann gegenüber Ihrer Familie und Ihren Verwandten.

Im Ernstfall sollte Ihre Familie eine Patientenverfügung und Vorsorgevollmacht vorlegen können, damit Ärzte Ihre Wünsche hinsichtlich Ihrer medizinischen Behandlung berücksichtigen und ein Bevollmächtigte berechtigt ist, finanzielle und rechtsgeschäftliche Entscheidungen in Ihrem Namen zu fällen. Regeln Sie zusätzlich Ihr Erbe und die Versorgung Ihrer Angehörigen im Erbfall. Die gebräuchlichsten Formen sind das eigenhändige und das öffentliche Testament sowie der Erbvertrag.

Analysieren Sie kritisch Ihre derzeitige Situation und die Ihrer Angehörigen für den Fall, das Ihnen etwas zustößt. Reicht Ihre derzeitige bestehende Versorgung und Absicherung aus?

Notfallordner anlegen

Bündeln Sie alle wichtigen Dokumente und alle Informationen in einem Notfallordner. So hat Ihre Familie im Notfall alles griffbereit. Besprechen Sie den Notfallordner unbedingt mit den Handlungsbevollmächtigten und überdenken Sie den Aufbewahrungsort. Eventuell sollten Sie, neben einem physischem Notfallordner auch einen digitalen Notfallordner anlegen.

Haben Sie sich während der Ausarbeitung des Notfallordners in eigener Sache zum Vorsorge- und Notfall-Experten gemacht, nutzen Sie dieses Wissen auch für Ihre Kunden. Sie werden erstaunt sein, welche Chancen es Ihnen im Hinblick auf Kundenbindung und Neukundengewinnung in der Zukunft bietet.

Sensibilisieren Sie Ihre Kunden

Nehmen Sie sich Zeit für Gespräche mit Ihren Kunden und zeigen Sie Ihren Kunden die Vorteile, die es mit sich bringt, vorgesorgt zu haben. Fragen Sie nach Familienangehörigen Ihrer Kunden, um diese mit in die Beratung zu holen. Bauen Sie dabei Vertrauen und Nähe auf, Sie werden sehen, Ihre Kunden werden Ihnen Anerkennung und Wertschätzung für Ihr Engagement entgegenbringen.

Der Autor Manfred Sack ist Finanzberater im sauerländischen Brilon. Er ist als Experte für Notfallordner und Notfallplanung in der Finanzdienstleistungsbranche bekannt und mittlerweile Vortragsredner und Trainer zum Thema Notfallplanung.

Weitere Infos sowie Checklisten und Formulare für den Notfall, finden Sie auf www.notfall-ordner.de