So schützen Makler die Daten ihrer Kunden

Von Kurt Kammerer

Während Unternehmen und Dienstleister hinsichtlich Internetsicherheit, Sicherheitsupdates und Datensicherung vielfach gut aufgestellt sind, wird über den offenen Versand vertraulicher Informationen per E-Mail noch wenig nachgedacht. Aber gerade auf dem E-Mail-Kanal fließen sensible Daten, die so für Dritte leicht zugänglich sind.

In der Kundenkommunikation und in der Kommunikation mit Partnern, wie etwa Maklern, zirkulieren häufig persönliche Kundendaten, die dem Datenschutz unterliegen. Daher dürfen Anträge, Verträge, Vertragsänderungen und Leistungsprüfungen nur dann elektronisch versendet werden, wenn die gesamte Kommunikation sicher und vertraulich abläuft – enthalten sie doch zum Beispiel persönliche Angaben zum Gesundheitszustand, Vermögen oder beruflichen Status der Kunden.

Verschlüsselung ist ein Muss

Werden Daten unverschlüsselt versendet, entspricht das der Qualität einer Postkarte. Persönliche Kundenangaben sollten deshalb ausschließlich mit einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung versendet werden. So stellt man sicher, dass nur der Absender und der Empfänger auf den Nachrichteninhalt zugreifen können. Darüber hinaus ist man mit Lösungen mit einer durchgängigen Verschlüsselung gesetzlich auf der sicheren Seite, denn sie erfüllen die Anforderungen des Bundesdatenschutzgesetztes (BDSG) sowie die Mindestanforderungen an das Risikomanagement (MaRisk).

Der Anwender kann heute zwischen zahlreichen Software-Lösungen für die vertrauliche elektronische Kommunikation wählen. Diese bringen zwar meist Sicherheit und Vertraulichkeit, viele sind aber umständlich zu bedienen. So erfordern zum Beispiel PGP-basierte Verfahren ein aufwändiges Schlüsselmanagement auf Seiten von Sender und Empfänger; andere Verfahren funktionieren nicht mit bestehenden E-Mail-Adressen oder erlauben nicht die Nutzung in der gewohnten E-Mail-Umgebung. Am benutzerfreundlichsten sind Produkte, bei denen die Verschlüsselung automatisiert im Hintergrund abläuft und der Versand wie bei einer normalen E-Mail verläuft.

Auch mobil sicher

E-Mails werden aber nicht nur vom PC aus verschickt, sondern immer häufiger direkt von mobilen Geräten. Auch hier ist für Makler und Vermittler, die viel unterwegs sind, Sicherheit und Vertraulichkeit beim Arbeiten auf mobilen Geräten wichtig. Bei der Nutzung öffentlicher WLAN-Netze ist die Gefahr durch Eindringlinge besonders hoch. Spezielle Apps – verfügbar zum Beispiel im App Store oder bei Google Play – ermöglichen eine vertrauliche Kommunikation.

Bei der Auswahl einer geeigneten Lösung sollten Makler darauf achten, dass sie sich leicht in die bestehenden Arbeitsabläufe integrieren lässt. Komfortabel sind Lösungen, welche mit dem bestehenden E-Mail-Client, zum Beispiel Microsoft Outlook, Thunderbird oder Lotus Notes, und der vorhandenen E-Mail-Adresse arbeiten.

Kommunikation muss nachvollziehbar sein

Wichtig neben der Sicherheit, ist für viele Anwender auch die zweifelsfreie Nachvollziehbarkeit der Kommunikation mittels Lese- oder Empfangsbestätigung sowie die Archivierung der Nachricht und die Dokumentation in einer Transaktionshistorie. Selbstverständlich überzeugt ein solcher elektronischer Brief im direkten Vergleich zum papierbasierten Brief: Dokumente, die bislang noch zwei bis drei Tage auf dem Postweg waren, erreichen innerhalb von Sekunden den Empfänger und haben vergleichbare Qualität. Vertragsänderungen oder -abschlüsse, Leistungsprüfungen und Angebote lassen sich schneller abwickeln. Makler und Vermittler können effektiver arbeiten und sparen darüber hinaus Materialkosten für Papier, Druck und Porto.

Der elektronische Brief mit einer sicheren Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bietet der Finanz- und Versicherungswirtschaft den nötigen Schutz, Kundendaten, Anträge und Verträge vertrauenswürdig zu transportieren und das Missbrauchsrisiko zu minimieren. Als Dienstleister können Makler und Vermittler ihre Kunden und Geschäftspartner dann mit den Vorteilen der elektronischen Kommunikation überzeugen, wenn diese zugleich die postalischen Qualitäten in punkto Vertraulichkeit und Verbindlichkeit gewährleistet.

Zum Autoren

Kurt Kammerer ist Geschäftsführer der Regify-Gruppe, die mit „regimail“ eine international einsetzbare Lösung für die sichere und vertrauliche E-Mail-Kommunikation bietet. Weitere Infos gibt’s unter www.regify.com