Wie Unternehmer mit offenen Rechnungen umgehen sollten

Wir alle kennen das: Im Trubel des Alltags vergisst man schnell mal, eine Rechnung zu bezahlen. Plötzlich flattert eine Mahnung ins Haus. Gedanklich schlagen sich dann die meisten an den Kopf und fragen sich, wie sie das bloß vergessen konnten – und überweisen den ausstehenden Betrag prompt.

Doch Selbstständigen ist diese Situation genau aus der anderen Perspektive bekannt. Sie müssen damit umgehen, dass Kunden ihre Rechnungen zu spät oder auch gar nicht bezahlen. Insbesondere für Unternehmensgründer eine schwierige Situation. Neuen Kunden schreibt man nicht gern sofort eine Mahnung.

Das persönliche Gespräch suchen

Trotzdem kommt kein Betrieb an einem Forderungsmanagements vorbei. Rechnungen sollten grundsätzlich immer sofort unter Angabe eines konkreten Zahlungsziels geschrieben werden (z.B. „zahlbar bis spätestens 10. Dezember“).

Muss eine Mahnung verschickt werden, sollte die mindestens drei Punkte enthalten: den Bezug zur Rechnung mit Datum und Nummer, den Rechnungsbetrag sowie eine Frist von höchstens einer weiteren Woche mit konkretem Datum. Inhaltlich sollte die Mahnung immer sachlich bleiben. Drohungen haben dort nichts verloren.

Reagiert der Kunde nicht, ist es üblich, eine oder zwei weitere Mahnungen zu versenden und ein gerichtliches Mahnverfahren anzukündigen. Für Experten wie den Verkaufstrainer Oliver Schumacher gibt es aber auch einen anderen Weg. Sein Tipp: bei säumigen Kunden zuerst das persönliche Gespräch suchen. Dabei könne man, falls der Kunde finanzielle Probleme habe, gemeinsam nach einer Lösung suchen: etwa verbindliche Ratenzahlungen vereinbaren. Die Kundenbeziehung erleide so keinen Schaden.

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Die Geschäftsbeziehung beenden

Manchmal führt jedoch kein Weg daran vorbei, die Geschäftsbeziehung aufgrund der schlechten Zahlungsmoral eines Kunden zu beenden. Denn letztlich hängt das eigene unternehmerische Überleben davon ab. Tipp: Um Forderungen einzutreiben, kann auch die Unterstützung durch ein Inkassobüro hilfreich sein. Seriöse Unternehmen erkennt man daran, dass sie dem Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen angehören.