Lesedauer: ca. 02:45 MinApotheken erweisen sich für Makler meist als eher schwer zugängliche Zielgruppe. Wer nicht die ungeschriebenen Gesetze der Branche beachtet und zumindest etwas Stallgeruch – sprich: Apothekenkenntnisse – vorweisen kann, hat es schwer, obwohl der Bedarf eigentlich groß ist. Wenn aber Finanzdienstleister erst mal einige Apotheken als Mandanten gewonnen haben, bietet sich ein attraktiver Akquiseweg, der gleichzeitig auch den Expertenstatus fördert: Vorträge vor sogenannten Erfahrungsaustauschgruppen, kurz ERFA-Gruppen.
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Die Mitglieder solcher Erfahrungsaustauschgruppen – üblicherweise nur Apothekeninhaberinnen oder Apothekeninhaber –, treffen sich regelmäßig, um Themen von gemeinsamem Interesse zu erörtern. Dazu werden auch immer wieder externe Spezialisten eingeladen. Da sehr viele Apotheken unzureichend oder sogar falsch abgesichert sind, bieten sich Versicherungsfragen grundsätzlich an, nur dass die ERFA-Gruppe dafür meist einen Anstoß aus den eigenen Reihen braucht.
Vermittler, die in apothekerischen ERFA-Gruppen auftreten wollen, müssen aber den Unterschied zu anderen informellen Gruppen beachten, die sich gelegentlich zum Networken treffen. Handwerker zum Beispiel treffen sich auf Innungsebene, Hausärzte verabreden unter anderem Vertretungen in Stadt- oder Gemeinde-Runden. ERFA-Gruppen von Zahnärzten sind homogen aufgebaut. Ihre Mitglieder verfügen meist über ähnlich große Praxen oder dieselben Spezialisierungen. Hier ist der Einzugsradius etwas weiter gefasst.
Flexibilität auf Maklerseite ist gefragt
Wenn Apotheker eine ERFA-Gruppe bilden, dann sind die Mitglieder – etwas überzogen formuliert – in Flensburg, Weißwasser, Garmisch und Aachen zu Hause. Man trifft sich in Kassel oder Fulda. Je weiter weg von der eigenen Apotheke eine Aktion stattfindet, desto kooperativer werden Apotheker. Dennoch sind solche Vorträge wertvoll! Viele potenzielle Kunden können sich an einem Ort vom Expertenstatus des Vortragenden zu überzeugen. Und das noch auf Empfehlung eines Kunden. Mehr Zielgruppennähe geht kaum.
Doch wie genau funktionieren ERFA-Gruppen? Hier können Führungspersönlichkeiten vertrauensvoll, offen und mit dem Blick nach vorne zusammenarbeiten, um für jeden einzelnen in der Gruppe einen Nutzen zu stiften. Sie können durchaus Ruhe und Kraft im hektischen Alltag einer Apothekenleitung bieten, genauso wie frisches neues Wasser und frische Früchte als Wegproviant für die nächste Etappe beziehungsweise die nächste Herausforderung. Alles hängt aber wie immer von einer guten Vorbereitung, einer guten Mischung der Teilnehmer und einer guten Moderation ab. Nur dann lässt sich dieses Ziel auch erreichen. Grundsätzlich gibt es zwei Typen: Entweder handelt es sich um eine „stationäre“ ERFA-Gruppe, die sich regelmäßig zum Beispiel einen Tag an einem Ort trifft. Oder um eine „reisende“ ERFA-Gruppe, die die Standorte der Teilnehmer besucht und mit An- und Abreise bis zu zwei Tage dauern kann. Solche Reisen können Inhaber beim Blick über den Tellerrand helfen.
ERFA-Themen: wiederkehrend und komplex
Die Komplexität der Anforderungen an die heutige Apotheke spiegelt sich auch in den Themen der ERFA-Gruppen wider. Neben betriebswirtschaftlichen, organisatorischen und Marketing-Themen stehen auch aktuelle (gesetzliche) Anforderungen im Fokus. Das Thema „Personal“ ist ein ständiger Begleiter. Der Moderator hat natürlich auch seine Schwerpunkte, die er regelmäßig einbringen kann. Häufig ist aber auch Expertenwissen durch externe Referenten erforderlich.
Die Grundvoraussetzung für die Teilnahme an einer ERFA-Gruppe ist Vertrauen. Denn wenn man den anderen Mitgliedern der Gruppe nicht vertraut oder auch dem Moderator, dann ist eine offene und effektive Arbeitsatmosphäre nicht möglich. Auch „Spielregeln“ und „Datenschutzerklärungen“ ersetzen dabei nicht den „Nasenfaktor“. Daher gibt es in vielen ERFA-Gruppen Aufnahmerituale, die beiden Seiten die Möglichkeit bietet, sich vorab kennenzulernen und abzutasten. Einstimmigkeit sollte die Voraussetzung für eine Teilnahmen sein.
Im Zuge der aktuellen Pandemie hat sich die hohe Wandlungsfähigkeit der ERFA-Gruppe gezeigt. Die Kommunikation und der Austausch zwischen den Treffen sind durch die Nutzung von Messenger-Diensten erweitert worden. Außerdem ermöglichen Online-Meetings kurzfristige Abstimmungen zu aktuellen Fragen. Dies kann übrigens auch ERFA-Gruppen übergreifend erfolgen, wenn der Moderator mehrere Gruppen betreut.
Über die Autoren
Oliver Pipa ist Geschäftsführer der Pipa Beratung, Diplom-Soziologe, Change Manager und Businesscoach. Seit 1999 arbeitet er als Berater für Unternehmen im Gesundheitswesen. Zu seinen Beratungsschwerpunkten gehört die Leitung von ERFA-Gruppen (Erfahrungsaustausch-Gruppen) sowie Strategieberatungen und Coachings.
Kontakt: info@pipa-online.de
Michael Jeinsen ist zertifizierter Berater Heilwesen, Pressesprecher der Medical Network Stiftung, Betreiber des Service- und Informationsportals für Heilberufe denphamed.de und im Hauptberuf Spezial-Versicherungsmakler für Heilberufe, insb. Apotheken. Er ist auch Fachbereichsleiter für Apothekenversicherungen im BVSV. Kontakt: m.jeinsen@medical-network-stiftung.de
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