Medienbrüche bei der Online-Beratung vermeiden

Der Abschluss ist so gut wie in der Tasche. Wäre da nicht die Sache mit der Vertragsunterzeichnung… Sobald diese nicht vor Ort im Büro stattfindet, steigt die Fehleranfälligkeit: Auf Seite 12 und 17 fehlt die Unterschrift. Das Lastschriftmandat wurde auch nicht vollständig ausgefüllt. Im schlimmsten Fall hat der Kunde die zugesandten Vertragsunterlagen versehentlich im Altpapier entsorgt und die ganze Prozedur geht von vorne los. Wäre es nicht schön, wenn sich all das vermeiden ließe?

Die gute Nachricht ist: Niemand muss mehr die Unannehmlichkeiten eines Medienbruchs in Kauf nehmen – vorausgesetzt, man nutzt die Online-Beratung. Denn hier bietet sich mit der digitalen Signatur ein unschlagbares Feature, um seine Schäfchen sicher ins Trockene zu bringen.

Warum digitale Signatur?

Im Grunde ist die digitale Signatur der konsequente Schlussakkord eines erfolgreichen Online-Gesprächs: Der Kunde möchte abschließen, die Vertragsunterlagen sind zur Hand – warum also die Angelegenheit nicht direkt in trockene Tücher bringen? Zahlreiche Gesellschaften und Maklerpools haben die Vorteile der digitalen Unterschrift bereits erkannt und bieten innerhalb ihres Software-Kosmos entsprechende Features an. Daneben gibt es auch immer mehr Beratungstools, die die digitale Unterschrift integriert haben, unter anderem Bridge und Demobird.

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Manch einem mag die Vorgehensweise auf den ersten Blick zu kompliziert erscheinen. Unterlagen hochladen, Signaturfelder einfügen, den Kunden per Mail oder SMS ins Signaturprogramm holen und unterschreiben lassen. Doch wie bei jedem Neuland, das wir betreten, gilt: Einfach trauen und machen! Der Prozess lässt sich vor der ersten Praxis-Nutzung üben, die einzelnen Schritte sind leichter als gedacht. Routine ist das Zauberwort. Für den Kunden ist die digitale Unterschrift ohnehin ein Kinderspiel, denn er muss kein Programm auf seinen Geräten installieren. Seine einzige Aufgabe: sein Servus unter den Vertrag setzen, wie wir hier in Bayern sagen.

Direkt, datenschutzkonform und rechtssicher

Immer wieder werden Stimmen laut, die nach der Datenschutzkonformität und Rechtssicherheit der digitalen Unterschrift fragen. Diese Fragen sind selbstverständlich berechtigt – die damit einhergehenden Sorgen sind allerdings unbegründet.

Wichtig ist, dass das verwendete Signaturprogramm die Zertifizierung „DSGVO-konform“ mitbringt und die elektronische Signatur Typ FES ermöglicht – dann sind Vermittler bei der digitalen Unterschrift auf der sicheren Seite. Programme wie Insign oder Edocbox entsprechen diesen Standards.

Und: Digitale Unterschriften, die mit diesen Tools erstellt wurden, sind genauso rechtsverbindlich wie die analoge Signatur mit dem Kugelschreiber. Es spricht also nichts dagegen, einem erfolgreichen Online-Gespräch mit einer digitalen Unterschrift die Krone aufzusetzen!

Über den Autor

Jan Helmut Hönle ist Gründer und Geschäftsführer der Hönle.training GmbH – Die Deutsche Akademie für Video- und Online-Beratung. Seit 2009 ist er als Motivator, Redner und Umsetzungs-Coach für Video- und Online-Beratung aktiv. Außerdem hat er das Buch „Online beraten und verkaufen“ (Springer-Gabler Verlag) geschrieben.