Administration im Maklerbüro digitalisieren und minimieren

Ohne Administration geht es auch in Maklerbüros nicht. Leider. Aber die Vielfalt an Voraussetzungen und Vorschriften für die Beratung, den Produktverkauf sowie die Unternehmensführung bedingen die Notwendigkeit von administrativen Abläufen und Tätigkeiten, ohne die die Umsetzung des eigentlichen Kerngeschäfts nicht möglich wäre. Wer es dennoch ohne versucht, wird irgendwann scheitern.

Der Verwaltungsaufwand, die Administration, unterscheidet sich natürlich in den einzelnen Unternehmen von Versicherungsmaklern und Finanzanlageberatern enorm und ist abhängig von der Größe des Unternehmens, der Kundenanzahl, dem Beratungskonzept und auch der Komplexität der Unternehmensstruktur. Allein die Hoffnung auf Vereinfachung der Vorschriften durch die Politik in Berlin und Brüssel ist wohl vergebens. Also ist Hilfe zur Selbsthilfe gefragt.

Administration vereinfachen – Schritt 1: Einen Überblick verschaffen

Um eine schnelle Administration im Maklerbüro zu erreichen, sollte der Dschungel zunächst einmal durchforstet werden. Es gilt also, die einzelnen Prozesse einen Monat lang zu fixieren und so einen Überblick zu bekommen – was tun wir wie und wie oft den lieben langen Tag? Sinn eines solchen ersten Schrittes ist, zu erkennen, ob und welche wiederholenden Aufgaben schnell und automatisiert umgesetzt werden können.

Laut Meinung des Leiters Business Process Management bei Braincourt gibt es sieben gängige Optimierungspotenziale für eine überbordende Administration, die ich hier gerne auf Maklerfirmen bezogen aufgreife:

Schritt 2: Digitale Helfer nutzen

Und damit sind wir schon bei einem zweiten Schritt. Analoge – oder sagen wir hier papierbasierte – Prozesse lassen sich schlechter automatisieren und vervielfältigen als digitalisierte. Dementsprechend heißt es, alle Möglichkeiten von digitalen Helfern, die in der Branche verfügbar sind, effektiv in das Unternehmen einzuführen.

Arbeiten Sie auch noch mit den kleinen gelben Klebezetteln? Oder mit einer losen Blattsammlung, was Sie unbedingt nicht vergessen wollen? Dann sollten Sie dazu übergehen, eine digitale Prozessverwaltung zur Basis Ihrer Arbeit zu machen. Der Verlust der Klebezettel oder losen Notizen geht schnell und unabhängig von Ort und Zeit sind sie auch nicht. Die Stunde der digitalen Alternativen ist gekommen, für die wir auch beratend an Ihrer Seite stehen.

Legen Sie alle Erinnerungen, Aufgaben und Termine in Outlook oder einem vergleichbaren Programm an, und synchronisieren Sie automatisch auf die mobil oder auf dem Desktop hinterlegten Notizen. Damit sind schon einmal einige der oben genannten sieben Zeitfresser erledigt.

Schritt 3: Tage strukturieren

Administration lässt sich nach dem Erkennen der Gewohnheiten am besten zurückdrängen, wenn es einen strukturierten Arbeitsalltag gibt. Ein strukturierter Tagesablauf, der regelt, wann telefoniert wird oder wann Sie Mails bearbeiten, macht den Tag für den Unternehmer und seine Mitarbeiter leichter.

Das ist dann auch für die Woche und für die Monate zu ergänzen. Gehen Sie bei der Vereinfachung der Büroadministration jeweils entlang der Wertschöpfungskette vom ersten Kundenkontakt über Analyse, Beratung, Produktauswahl, Abschluss und Dokumentierung bis zur neuen Terminfestlegung.

Die richtigen Tools für automatisierte Administration

Ohne die richtigen Partner und Tools für administrative Prozesse geht es nicht. Gerade die Angebote der führenden Pools können den Arbeitsalltag von Maklern und Finanzdienstleistern enorm erleichtern. Lassen Sie diese Service-Dienstleister so viel übernehmen, wie es geht und wie Sie es selbst für gut befinden. Diese branchenspezifischen Lösungen sind auch nicht immer perfekt, erleichtern aber in fast allen genannten sieben Prozessen das Maklerleben enorm. Sie gewinnen Zeit für Ihre Kernkompetenz.

Wer sich tiefer mit dem Thema befassen will, kann auch das KI-gestützte Workspace von Notion ansehen oder auch von Google Task. In diesen und weiteren Tools und Apps steckt viel Potenzial für die Digitalisierung Ihres Office- und Time-Managements. In wenigen Schritten geht’s zu einer schlankeren Administration. Dazu viel Erfolg.

Die Serie – 7 Unternehmertipps für Makler

Teil 1: Potenziale im Bestand und der Firma erkennen und erschließen
Teil 2: Das Zielgruppenprofil schärfen und ertragreich weiterentwickeln
Teil 3: Administration im Maklerbüro digitalisieren und minimieren
Teil 4: Mitarbeiter im Maklerunternehmen auf Ertrag ausrichten
Teil 5: So entwickeln sich Makler zum 360-Grad-Kümmerer für alle Kunden
Teil 6: Evaluierung des Geschäftsmodells in Richtung Zukunftssicherheit
Teil 7: Notfallabsicherung – nicht nur ein Thema für Seniormakler

Über den Autor

Dr. Peter Schmidt ist Inhaber von Consulting & Coaching – spezialisierten Unternehmensberatung für Makler und schreibt für Pfefferminzia.de regelmäßig zu unternehmerischen Themen für Versicherungsmakler und Finanzanlageprodukte.