Mitarbeiter im Maklerunternehmen auf Ertrag ausrichten

Makler kennen das vielleicht von Kollegen: Da gibt es Mitarbeiter, die den ganzen Tag von Versicherern und Pools Daten „abholen“ und diese dann in das Maklerverwaltungsprogramm manuell übertragen. Dazu kommen noch Vereinbarungen von Kundenterminen, die Ablage von Akten und so weiter. Fragt man, welchen Umsatz dieser Mitarbeiter damit erzeugt, kommt der Firmeninhaber ins Stocken. „Wir brauchen das doch aber“, kann dann eine Antwort lauten. Aber ist das noch zeitgemäß?

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Kostenstruktur und Beitrag jedes Mitarbeiters gehören auf den Prüfstand

Es gehört sicher zu den Basics für einen Unternehmer, die Personalkosten vernünftig zu kalkulieren. Beim Start von Maklerfirmen passiert das oft nicht strukturiert. Die Einnahmen aus der Vermittlung von Versicherungen und den Einnahmen aus Bestandsvergütungen mussten beim Start genügen, um den Unternehmerlohn, Gehälter für die ersten Mitarbeiter, Provisionen für Vertriebsmitarbeiter und Betriebskosten abzudecken.

Später sollte das Thema sorgfältiger und strukturierter durch den Inhaber angegangen und immer wieder einer Analyse unterzogen werden. Steht also eine regelmäßige Überprüfung der Kostenstruktur und des Beitrages jedes Mitarbeiters für Umsatz oder Ertrag an, dann sollte sich der Firmeninhaber etwas mehr Zeit dafür nehmen, das Tätigkeitsprofil aller Mitarbeiter zu fixieren und auch deren Beitrag zum Erfolg des Unternehmens zu erschließen. Es entsteht eine konkrete Tätigkeitsbeschreibung, wie diese in größeren Unternehmen obligatorisch ist.

Dazu gehören drei Hauptaspekte, die einer regelmäßigen Prüfung unterzogen werden sollten:

1. Was sind die Haupt- und Nebentätigkeit(en) des Mitarbeiters?
2. Entsprechen die Voraussetzungen des Mitarbeiters den Tätigkeiten?
3. Was soll der/die Mitarbeiter/in genau tun und welchen Umsatz erwarte ich?

Die Antworten und Unterpunkte auf diese Fragen werden den Makler als Unternehmer auf dem Weg zu einer angemessenen Vergütung der Mitarbeiter bringen. Es versteht sich eben von selbst, dass ein IT-Spezialist mit Studienabschluss anders zu vergüten sein wird als ein Kundenberater mit dem Ausbildungsabschluss Versicherungskaufmann/-kauffrau.

Aus den Antworten zu den aufgezeigten drei Fragen ergeben sich auch Schlussfolgerungen für die Digitalisierung und Automatisierung bestimmter Prozesse. Tätigkeiten, wie eingangs geschildert, können weitgehend automatisiert werden. Mitarbeiter sollten stärker wertschöpfende Tätigkeiten ausführen. Wie das geht, zeigen wir Ihnen gerne konkret.

Analysieren Sie die Tätigkeiten der Mitarbeiter und fixieren Sie dies auch schriftlich. Meine Empfehlung: Folgen Sie dem ganz normalen Arbeitsablauf in Ihrer Firma (Work Flow). Sie werden bei dieser Analyse auf zahlreiche Punkte und Fakten treffen, bei denen Sie sich die Frage stellen, warum machen wir das überhaupt noch so? Zeit- und Kostenfresser fallen Ihnen dann ebenso auf, wie Tätigkeiten, die für die Wertschöpfung viel stärker ausgebaut werden sollten.

Die Rolle der Mitarbeiter in der Wertschöpfungskette

Befassen Sie sich nicht nur mit den Tätigkeiten der Kundenberatung, des Verkaufs von Versicherungen oder dem Alltag der Bestandsbetreuung. Erweitern Sie Ihren Blick auch auf Themen wie Dokumentation, Marketing, Kundenbindung oder angebotene zusätzliche Services. Diese müssen bei der Betrachtung des Gesamtbildes Ihres Unternehmens berücksichtigt werden. Und der Anteil des Mitarbeiters an dieser Wertschöpfungskette wird Sie dann auch zu einer betriebswirtschaftlich tragfähigen Vergütungsvorstellung führen.

Gehaltstabellen der Versicherungsbranche können gewisse Anhaltspunkte für die Vergütung in Maklerunternehmen geben, sind aber angesichts des immer stärkeren Abbaus von Stellen bei Versicherungsunternehmen im Innen- und Außendienst eben nur Anhaltspunkte. Dies gilt auch für die Tarifverträge der Branchengewerkschaft. Wichtiger ist für den Makler als Unternehmer die Antwort auf die Frage, was kann der Mitarbeiter für mich leisten und wie refinanziere ich die entsprechenden Personalkosten.

Mit dem Arbeitsvertrag, der dem geltenden Arbeitsrecht entsprechen muss, können Sie auch Themen wie garantierte und variable Vergütung oder Nettolohnoptimierung regeln. Viele Mitarbeiter engagieren sich gerne für das Wohl der Firma, wenn sie auch am Erfolg teilhaben können. Das ist eine Chance für Sie als Unternehmer. Beachten Sie dabei, dass für Formen der variablen Vergütung festgelegte Ziele und exakte Messgrößen vereinbart werden sollten.

Wenn Sie als Chefin oder Chef des Maklerunternehmens die Umsatzzahlen transparent dem Team mitteilen, dann kann eine variable Umsatzbeteiligung auch vereinbart werden. Steigt der Umsatz beispielsweise um 100.000 Euro, kann eine Beteiligung der Mitarbeiter von 3 Prozent schon sehr motivierend sein. Vorgaben oder allgemeine Regeln für Umsatzbeteiligungen gibt es meist nicht. Nutzen Sie dazu gerne auch unser Wissen als externer Personalberater.

Die Serie – 7 Unternehmertipps für Makler

Teil 1: Potenziale im Bestand und der Firma erkennen und erschließen
Teil 2: Das Zielgruppenprofil schärfen und ertragreich weiterentwickeln
Teil 3: Administration im Maklerbüro digitalisieren und minimieren
Teil 4: Mitarbeiter im Maklerunternehmen auf Ertrag ausrichten
Teil 5: So entwickeln sich Makler zum 360-Grad-Kümmerer für alle Kunden
Teil 6: Evaluierung des Geschäftsmodells in Richtung Zukunftssicherheit
Teil 7: Notfallabsicherung – nicht nur ein Thema für Seniormakler

Über den Autor

Dr. Peter Schmidt ist Inhaber von Consulting & Coaching – spezialisierten Unternehmensberatung für Makler und schreibt für Pfefferminzia.de regelmäßig zu unternehmerischen Themen für Versicherungsmakler und Finanzanlageprodukte.