So bauen sich Makler ein erfolgreiches Zeitmanagement auf

Tipp 3: Wer hat die Macht? Der Mailbriefkasten oder Sie?

Bleiben wir noch ein wenig bei Zusammenhang von E-Mails, Mailbriefkasten und Zeitmanagement. Beim Coaching von Vermittlern drängt sich oft der Eindruck auf, dass einkommende Mails der „Herr“ und der Empfänger der Mails, per PC oder Smartphone, der „Knecht“ ist. Mit hektischem Blick werden eingehende Mails sofort nach Eingang geöffnet und bearbeitet. Das bringt auf die Dauer Stress pur.

Schalten Sie als ersten Schritt die Push-Mitteilung für Mails auf Ihrem Smartphone und Ihrem PC/Laptop aus. Zweiter Schritt: Legen Sie Zeiten fest, zu denen Sie am Tag oder in der Woche Mails lesen und bearbeiten. Entscheiden Sie über das „Wann“. Natürlich haben wir eine schnelllebige Zeit in Fragen der digitalen Kommunikation. Aber es ist ein Trugschluss, dass für eine fundierte Beratung der Kunden alles und jederzeit sofort erfolgen muss.

Kein hektisches Überfliegen mehr

Wenn Sie zu einer für Sie guten Zeit Mails lesen, dann haben Sie auch die Chance, die Mails wirklich komplett zu lesen. Hektisches Überfliegen des Textes führt nicht selten zum Überlesen wichtiger Passagen und oberflächlichen Bewertungen oder Reaktionen. Sie werden sich so Peinlichkeiten aus Nachfragen ersparen, die im Text schon längst dargestellt oder beantwortet wurden.

Kennen Sie das: „Danke für Ihre Mail, ich habe diese erhalten“? Solche Mails sind sicher nett gemeint. Dennoch nehmen diese Mails sowohl dem Absender als auch dem Empfänger aufsummiert viel Zeit. Überlegen Sie sich also genau, ob, wann und wie Sie antworten. Ich selbst arbeite auch gern in solchen Fällen mit der Betreffzeile. Ein eingefügtes „Danke“ in die Betreffzeile plus eom (end of massage) tut es vielfach auch. Und der Empfänger weiß Bescheid und kann die Mail gleich löschen.

Mailfunktionen richtig nutzen

Die weitere Bearbeitung der empfangenen E-Mail bietet weitere Potenziale zur Zeitersparnis, wenn man die Mailfunktionen richtig nutzt. Dazu gehört die Umwandlung einer Mail in eine „Aufgabe“ mit Terminstellung im elektronischen Kalender ebenso wie die Weiterleitung zur Erledigung (gegebenenfalls inklusive Terminstellung) für den Mitarbeiter, Kollegen und Kooperationspartner. Auch die Funktion „Nachverfolgung“ hilft.

Noch einige Anmerkungen zum Zeitfresser „Ablage“ von E-Mails. Entscheiden Sie sich auch hier für zeitsparende Effizienz. Doppelablagen der eingegangenen und gesendeten Mails sind nach meinen Erfahrungen nicht mehr zeitgemäß. Die Mehrzahl der genutzten E-Mail-Programme bietet über die Suchfunktion für aktuelle Fälle den schnellsten Weg. Zur Dokumentation kann die pauschale Archivierung von E-Mails genutzt werden. Dabei gilt es allerdings auf die Speicherkapazitäten auf Hardware und Server zu achten.

Zwei weitere Tipps zum besseren Zeitmanagement gibt es am kommenden Montag.

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