„Makler mit komplett analoger Administration werden scheitern“

Die Zeit ist reif für Veränderungen. Das ist mein Eindruck bei Beratungen von Maklern, Mehrfachagenten oder auch Ausschließlichkeitsvermittlern wenn ich Regale voller Akten, oft gut sortiert von A nach B oder nach Jahrgängen sehe. Überquellende Aktenschränke, Hängeregistraturen oder auch speziellen Archivräumen mit Kundenakten.

Manchmal neigt man als Besucher eines Vermittlerbüros dazu zu fragen, ob die Firma zur Aktenvernichtung in diesem Jahr noch nicht da war. Knapp 40 Euro für eine 240-Liter-Tonne verlangen diese für das Schreddern. Natürlich plus Steuer. Doch was hier noch lustig klingt verliert seinen Spaß, wenn so eine Vermittlerfirma oder ein Bestand verkauft werden soll.

Kaum ein Käufer übernimmt ein Lebenswerk in Papierform gerne. Und wenn, dann nur mit Preisabschlägen für die sichere Aktenvernichtung oder auch die Digitalisierung. Das Wort Digitalisierung macht aktuell die Runde, auch wenn jeder etwas anderes darunter versteht.

Das Zauberwort „Digitalisierung“

Inzwischen hat die Digitalisierung auch das Ende der Kette im sogenannten Workflow der Versicherungswirtschaft erreicht. Die meisten Versicherungen haben es schon hinter sich. Die elektronische Speicherung von Daten aus jahrzehntealten Unterlagen, aktuellen Anträgen, Verträgen, Leistungsbelegen und natürlich den Daten der Kunden selbst ist Alltag geworden.

Es wirkt geradezu gespenstisch, wenn die eingehende Post bei Versicherern oder auch sehr modern aufgestellten Maklerunternehmen fast komplett automatisch gescannt und verarbeitet wird. Erst kürzlich konnte ich ein Beispiel für die Effizienz von Texterkennungssoftware nach dem scannen bei einem führenden Maklerunternehmen näher kennenlernen. Manuelle Kontrolle von Courtageabrechnungen, Abgleich von alten oder neuen Policen von Kundenverträgen, manuelles Sortieren von Kunden anschreiben nach Risikomeldungen oder von Meldungen zu Schäden – alles gehört der Vergangenheit an. Das ist komplette Digitalisierung aller wichtigen Teiles des Arbeitsprozesses pur.

Radikaler Umschwung

Innerhalb von rund 15 Jahren gab es in der Wirtschaft im Allgemeinen und bei den Versicherungen im Besonderen einen radikalen Umschwung von analogen zu digitalen Daten. Fast 100 Prozent der Daten und Informationen sind inzwischen nur noch digital, also elektronisch, verfügbar.

Aber außer in vielen Behörden ist bedauerlicher Weise bei Vermittlern von Versicherungen immer noch die Vergangenheit aktuell. Woran liegt das?

Ursachen der digitalen Verweigerung

Die Ursachen der Verweigerung zur Speicherung von Daten auf elektronischen Wegen sind vielfältig. Zunächst wirkt die aktuelle gesellschaftliche Diskussion zum Thema Vorratsdatenspeicherung. Da mischen sich das Misstrauen der Menschen gegenüber der Politik und der Technik ebenso mit den technischen Fähigkeiten von Menschen und Vermittlern in sich selbst.

Diese Unsicherheiten werden durch die juristische Praxis, dass mancher Richter als Entscheidungsgrundlage auch noch ein Stück Papier in der Hand halten will, auch noch gefördert. Also lieber Papier aufheben?

Nicht zu vergessen sind auch die Investitionsmöglichkeiten des einzelnen Vermittlers. Wenn man sich mit Neuabschlüssen und Bestandscourtagen gerade ein regelmäßiges Einkommen erarbeitet hat, dann fallen Investitionen in Hard- und Software in Höhe von mehreren tausend Euro schwer.

Klar, auch die Frage der Generation, des Alters kommt bei manchem Vermittler jenseits der 50 oder 60 dazu. Der Kölsche Grundsatz „Et hätt noch immer jot jejange“ trifft dann ziemlich genau zu. Es ist aber ein Irrglaube, wenn der Vermittler denkt, es geht schon weiter so. Vermittler mit 100 Prozent manueller und analoger Administration werden scheitern.

Erster Schritt zur Digitalisierung

Mangelnde Effizienz im Büro, zunehmender Kosten- und Zeitdruck oder eben auch die Situation eines gewollten oder notwendigen Verkaufs der Firma führen zwangsläufig auf das Thema Digitalisierung. Aber wo anfangen?

Meine Empfehlung ist immer dem „Workflow“ zu folgen und entweder den gesamten Beratungsprozess oder die ersten Abschnitte davon auf Digitalisierung umzustellen. Ein erster Schritt kann die Eindämmung der Papierflut durch technische Lösungen bei der Erstellung von Angeboten sein.

Viele freie Vermittler arbeiten inzwischen nicht mehr mit der Angebotssoftware der Versicherer, denn spezialisierte unabhängige Dienstleister passen viel besser zu Maklern, die bekanntlich per Gesetz stärker im Interesse der Kunden arbeiten müssen.

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