So setzen Sie die Werkzeuge der Digitalisierung richtig ein

Digitalisierung mit System

Dieser Prozess ist angelehnt an das sogenannte Design Thinking.

Zunächst gilt es, ein Problem oder einen Mangel überhaupt als solchen zu erkennen. Im Alltagsstress mit seinen tausend kleinteiligen operativen Aufgaben geht das erschreckend häufig unter. Hier hilft Hinhören. Das ist mehr als nur Zuhören. Hören Sie hin, wenn Mitarbeitende oder Kundinnen und Kunden Kritik oder Probleme äußern. Oftmals kommt diese auch verwaschen zwischen den Zeilen zum Ausdruck. Am besten etablieren Sie ein System, indem Sie regelmäßig konstruktives Feedback einsammeln. Viele begreifen Kritik oder Problemäußerungen als Kritik an der eigenen Person und gehen in Abwehrhaltung. Vermeiden Sie das und begreifen sie es eher als Chance zur Weiterentwicklung. Seien Sie dankbar für jeden kritischen Mitarbeiter und jede kritische Kundin!

Anschließend ist es wichtig, dass Sie das Problem verstehen. Hier tendieren wir häufig dazu, Probleme zu personalisieren und die Schuldfrage zu stellen: Wer ist schuld daran, dass die Daten falsch/nicht aktuell sind? Der Kunde ist einfach zu doof, unseren Rechner zu bedienen. Das ist bequem, bringt Sie aber nicht weiter. Abstrahieren Sie Probleme von der Person. Hierfür gibt es verschiedene Methoden. Wichtig ist es auch, die Perspektiven zu ändern. Sie machen den ganzen Tag nichts anderes, als mit Zahlen und Versicherungen zu hantieren. Ihre Anwender tun das in der Regel nicht. Sie werden betriebsblind. Betrachten Sie das Problem mit Abstand. Stellen Sie (sich) denkbar einfache Fragen. Bitten Sie andere, Fragen zu dem Problem zu stellen. Nehmen Sie verschiedene Perspektiven ein.

Die Kollegen fragen

Suchen Sie sich anschließend Lösungen oder Tools, die das Problem lösen (können). Fragen Sie Kolleginnen und Kollegen, wie sie das Problem angehen. Suchen Sie in Fachforen nach Antworten. Wenn Sie gar nichts finden, müssen Sie vielleicht selbst die Lösung entwickeln. So entstehen übrigens viele Tools. Vielleicht entwickeln Sie besonderen Eifer darin. Haben zahlreiche Kollegen das gleiche Problem wie Sie, haben Sie unter Umständen sogar ein neues Geschäftsfeld aufgetan.

Warten Sie nicht, bis Sie das perfekte Tool oder DIE Lösung haben. Testen Sie sie besser schnell und in kleinem Umfang. Erweist es sich als tauglich? Weiten Sie den Einsatz aus oder verbessern Sie die Lösung weiter. Bringt es Sie nicht weiter? Dann verwerfen Sie es und verschwenden Sie nicht zu viel Zeit, Energie und Geld darin. Die meiste Software hat ja eh einen begrenzten Zeitraum zum kostenfreien Testen oder kostenfreie Basis-Versionen.

Das Ganze ist ein nicht endender Prozess. Dafür gibt es drei Gründe: Die Umstände (Regulierung) ändern sich. Ihre Kundschaft ändert sich. Und Sie ändern sich. Etablieren Sie also ein System, in dem Sie diesen Kreislauf wie auf Autopilot laufen lassen können.

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