Einfache Lösungen für Ihr Zeitmanagement

Ich kenne keinen Vermittler, der diese Baustelle nicht hat: das Zeitmanagement. Wir alle haben brechend volle Schreibtische. Wir alle wollen unseren Kunden bestmöglich gerecht werden. Wir alle haben den Anspruch, korrekt und im Sinne des Kunden zu handeln. Doch wir alle haben dafür jeden Tag nur eine bestimmte Zeitspanne zur Verfügung. Erfahrungsgemäß reicht die nie – egal, wie lang sie ist.

Vielen von uns fällt das auf die Füße, denn die Zeit, die wir in unsere Arbeit investieren, fehlt anderswo. Familie und Partnerschaft kommen zu kurz. Freunde bleiben auf der Strecke. Gerne ausgeübte Hobbys sind nur noch eine schöne Erinnerung. Dabei haben wir es in der Hand, uns Zeit für diese Dinge zu verschaffen. Essenziell dafür ist, dass wir unsere Ressourcen unter die Lupe nehmen und unsere Arbeitstage anders gestalten.

Der erste Schritt zum richtigen Zeitmanagement

Vielen von uns haben Schwierigkeiten, ihren Tag zu strukturieren. Wir fangen eine Sache an, dann kommt etwas scheinbar Wichtigeres dazwischen, und wir verlieren den Faden. Also packen wir die nächste Aufgabe an. Zwischenzeitlich klingelt das Telefon, das E-Mail-Postfach quillt auch über. An allen Enden scheint es zu brennen, und wir wollen am liebsten alle kleinen Feuer gleichzeitig löschen. Dass das nicht funktioniert, wissen wir. Trotzdem versuchen wir es jeden Tag aufs Neue.

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Viel sinnvoller ist es, sich vor dem Anpacken der ersten Aufgabe einen Überblick zu verschaffen: Wie voll ist das Postfach? Welche Anfragen sind dringlich? Ist vom Vortag etwas Wichtiges liegengeblieben? Welche Fälle haben Prio eins, was kann warten? Muss in einer bestimmten Sache nachgehakt werden? Dann folgt das Erstellen der guten alten To-Do-Liste. Die hilft, das Wesentliche im Blick zu behalten.

Sinnvoll für gutes Zeitmanagement ist auch, sich jeden Tag einen bestimmten Zeitraum für das Beantworten von Mails zu blocken und währenddessen das Telefon auszuschalten. Oder sich einen festen Nachmittag pro Woche ausschließlich mit Verwaltungskram zu befassen. Natürlich verhindert auch die beste Struktur keine unvorhergesehenen Aufgaben. Aber sie sorgt dafür, dass wir planvoller und damit effizienter an unsere Tätigkeit herangehen.

Digitale Lösungen helfen enorm beim Zeitmanagement

Ein strukturierter Tagesablauf ist das eine. Das andere sind die vielen technischen Helferlein, die uns inzwischen zur Verfügung stehen. Ohne die Online-Beratung wüsste ich zum Beispiel nicht, wie ich mein Beratungspensum schaffen sollte. Denjenigen, die bei mir im Vertriebstraining waren, geht es ähnlich: Die Resonanz ist durchweg, dass konsequent angewandte Online-Gespräche deutlich mehr Effizienz in die Beratung und den Tagesablauf gebracht haben.

Auch viele telefonische Anfragen lassen sich mit einem kurzen Ausflug ins Digitale schneller klären. Denn der Kunde begreift Sachverhalte und Zusammenhänge eher, wenn sie visuell begleitet werden und nicht nur auf der Tonspur daherkommen.

Die Online-Beratung ist das eine. Digitale Assistenten wie Whatsapp und E-Mail-Automationen sind das andere. Whatsapp erlaubt mir, gängige Kundenanfragen automatisch zu beantworten oder Neukunden direkt mit Videos über bestimmte Aspekte meiner Beratung zu informieren. Auf diese Weise gehen sie vorbereitet ins Gespräch, und ich spare mir Zeit.

Regelmäßige Newsletter automatisch versenden

E-Mail-Automationen sind bestens geeignet, um Neu- und Bestandskunden über wiederkehrende Fristen und Termine auf dem Laufenden zu halten. Außerdem bleiben sie mittels eines automatisierten Newsletters über Neuerungen in der Versicherungswelt informiert. Der positive Nebeneffekt ist, dass ich mich durch so einen Newsletter regelmäßig ins Gedächtnis rufe und Anknüpfungspunkte für neue Vertriebsthemen habe.

Sie sehen, die Kombination aus strukturiertem Arbeitstag und digitalem Arbeiten kann viel dazu beitragen, das Business entspannter zu gestalten. Probieren Sie es aus – Sie werden schnell feststellen, dass schon kleine Veränderungen viel bewirken.

Über den Autor

Jan Helmut Hönle ist Gründer und Geschäftsführer der Hönle.training GmbH – die Deutsche Akademie für Video- und Online-Beratung. Seit 2009 ist er als Motivator, Redner und Umsetzungs-Coach für Video- und Online-Beratung aktiv. Außerdem hat er das Buch „Online beraten und verkaufen“ (Springer-Gabler Verlag) geschrieben.