Klingt komisch, ist aber so – Controlling als Schlüssel zum Erfolg

Controlling klingt nach Großunternehmen und Bürokratie. Dabei ist Controlling – richtig angewandt – der Schlüssel zu einem erfolgreichen Unternehmen nach den Vorstellungen des Inhabers oder der Inhaberin. Gerade wer sich auf eine Zielgruppe wie die Generation Y spezialisiert, sollte diesen Werkzeugkoffer unbedingt einsetzen. In diesem Beitrag zeigen wir, wie wir Controlling effektiv und effizient einsetzen.

Warum controllen?

Vergleichen Sie Ihr Unternehmen einmal mit einer Flugreise: Das Ziel Ihrer Reise ist ein bestimmter Flughafen. Um dort anzukommen, braucht es die richtige Maschine und Technik. Sie brauchen Treibstoff. Ihre Route und die Reisehöhe müssen im Vorfeld klar sein. Während des Fluges müssen Sie ständig die Flughöhe, Richtung, Wind und den Kerosinverbrauch messen und wenn nötig gegensteuern, um auf Kurs zu bleiben.

Auf Ihr Unternehmen übertragen bedeutet es, Ihren Unternehmenszweck beziehungsweise das Ziel zu kennen. Sie brauchen eine Strategie und Geschäftsmodell. Während Ihrer „Reise“ benötigen Sie Controlling und wenn nötig Maßnahmen im operativen Geschäft, um auf Kurs zu bleiben.

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Viele kennen noch ihr Reiseziel (Unternehmenszweck). Einige haben die richtige Maschine, Kerosin, Technik, Route, Flughöhe (Strategie und Geschäftsmodell). Aber kaum einer misst während des Fluges Flughöhe, Richtung, Kerosin, Wind und so weiter (Controlling) und ergreift nötige Gegenmaßnahmen (Operatives Geschäft), um auf Kurs zu bleiben. Das Ergebnis des Blindflugs: Unzufriedenheit, Frustration, Neid, keine Zeit, zu viel operatives Tagesgeschäft, zu viel Kleinklein.

Betriebswirtschaftlicher Erfolg ergibt sich aus der Effektivität, also das Richtige zu tun, und der Effizienz, also es richtig zu tun. Controlling ist aus unserer Sicht unabdingbar für den betriebswirtschaftlichen Erfolg. Controlling ist damit Teil der eigenen Geschäftsmodellentwicklung. Dafür müssen Sie sich eigene Ziele setzen und deren Erreichung messen. Es handelt sich also um eine Erfolgskontrolle. Nur mit dem richtigen Controlling können Sie positive wie negative Entwicklungen erkennen und nachsteuern.

Wie controllen?

Generell gilt: So wenig wie möglich, so viel wie nötig. Stellen Sie sich vorher die Frage: Was brauche ich? Denken Sie an die Flugreise von oben. Messen Sie nur, was Sie zur Steuerung benötigen. Institutionalisieren Sie Ihr Controlling. Das heißt, machen Sie es nicht, wenn gerade mal Zeit und Lust ist, sondern schaffen Sie Routinen. Wir controllen beispielsweise – je nach Messgröße – täglich, wöchentlich, quartalsweise und jährlich. Controlling ist nur effizient, wenn Sie es ständig, regelmäßig und zeitnah erledigen. Da wir unser Controlling sehr routiniert und standardisiert haben, ist der Zeitaufwand für uns mit etwa zwei Stunden pro Woche denkbar gering.

Entwickeln Sie feste Formate für sich, bei denen Sie die neutralen Zahlen auswerten und interpretieren. Erst wenn Sie sie interpretieren und über die Ursachen der Entwicklung nachsinnen, können Sie die geeigneten Maßnahmen ableiten. Umsatzwachstum ist eben nicht gleich Umsatzwachstum: stecken Einmaleffekte dahinter? Wurde das Wachstum durch mehr Zeiteinsatz erkauft? Sind die Kosten gestiegen?

Tauschen Sie sich mit anderen aus und schaffen Sie geschützte Räume, in denen Sie sich vergleichen können. Dabei sollte es nicht darum gehen, wer den größten (Umsatz) hat, sondern auf Augenhöhe voneinander zu lernen. Involvieren Sie auch Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Sie sind das wertvollste Asset, was Sie vermutlich haben. Außerdem sind sie öfter näher dran und bieten so wertvolle Perspektiven.

Was controllen?

Zeit

Wir nutzen dafür das Online-Zeiterfassungstool „Toggl“. Es ist intuitiv, in der Basis-Version kostenfrei und funktioniert einwandfrei. Wir haben unterschiedliche Zeit-Kategorien eingerichtet: Strategisches, Weiterbildung, Marketing/Werbung, Post/E-Mails, Beratung, Terminvor- und -nachbereitung und Bestandskundschaft. Wir loggen uns zu Beginn des Arbeitstages ein und erfassen unmittelbar für jede Tätigkeit die Kategorie. Sollte es mal nicht möglich sein, weil man zum Beispiel unterwegs ist und keinen Internetzugang hat, kann man die Zeit auch nachtragen. Das sollte jedoch die Ausnahme sein. Das Ziel ist es, die fakturierbare Zeit zu ermitteln. So erhält man die Information, wie viel Zeit man fiktiv oder wie bei uns tatsächlich per Honorar in Rechnung stellt. Außerdem kann man Zeitfresser erkennen. Ändert man bestimmte Prozesse lässt sich so nach einiger Zeit eruieren, ob die gewünschte Zeitersparnis eingetreten ist oder nicht.

Betriebswirtschaftliches

Mittels eigens geschriebener Excel-Listen erfassen wir verschiedene betriebswirtschaftliche Kennziffern und stellen sie in Beziehung zueinander. So erfassen wir die Einnahmen, Ausgaben, Liquidität, fixe und variable Kosten sowie die Verteilung von (Abschluss-/Bestands-)Courtagen und Honoraren. Das erledigen wir einmal die Woche beziehungsweise monatlich. Damit erkennen wir frühzeitig problematische Entwicklungen und sichern die Liquidität. Die betriebswirtschaftliche Auswertung der Steuerberatung ist dafür manchmal zu spät oder ungenau.

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