Papierloses Büro: Wenn weniger ist mehr

Dass sich mit weniger Papier effizienter und umweltschonender arbeiten lässt, ist in den deutschen Unternehmen angekommen. In einer Studie im Auftrag des Software-Unternehmens Adobe gaben 89 Prozent der 400 befragten deutschen Firmen an, dass sie dem papierreduzierten Arbeiten einen großen oder sehr Stellenwert einräumen. Tatsächlich umgesetzt hat entsprechende Maßnahmen allerdings erst ein Viertel der Befragten.  

Auch für Versicherungsmakler kann das papierlose Büro ohne die üblichen Aktenberge Vorteile bringen. Einerseits hilft der Papierverzicht den ökologischen Fußabdruck zu verbessern und unterstützt bei einer Positionierung als verantwortungsbewusstes Unternehmen. Andererseits kann das papierlose Büro nicht nur der Umwelt nützen, sondern auch dem Geschäftserfolg.  

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Firmen, die bereits papierreduzierende Maßnahmen umgesetzt haben, freuen sich fast alle über hohe oder sehr hohe Effizienzsteigerungen, so die Adobe-Studie. Ein offensichtlicher Vorteil sind Kosteneinsparungen etwa bei den Ausgaben für Papier, Druckerpatronen oder Aktenordnern. Eventuelle Mietzahlungen für Archivflächen entfallen. Digitale Speicher benötigen deutlich weniger Platz als Papierausdrucke und ermöglichen gleichzeitig effizienteres Arbeiten. Lästiges Blättern in Aktenordnern können sich Makler sparen, und neu hinzukommende Dokumente müssen nicht mehr ausgedruckt und abgeheftet werden. Die Archivierung kann ebenso wie der Zugriff auf benötigte Dokumente digital sehr viel zeitsparender und ortsunabhängig erfolgen. Homeoffice oder mobiles Arbeiten ist kein Problem, wenn Makler und ihre Mitarbeiter jederzeit digital auf die nötigen Informationen und Dokumente zugreifen können.  

Der Weg zum papierlosen Maklerbüro 

Die Vorteile sind groß, der Weg zum papierlosen Büro birgt aber auch einige Herausforderungen. Und bevor Zeit und Geld gespart werden können, müssen Zeit und Geld investiert werden. Zunächst einmal sollte eine Bestandsaufnahme erfolgen. Können tatsächlich alle Dokumente digital verarbeitet werden oder müssen einige doch in Papierform vorliegen? Vielleicht schätzen zudem nicht alle Kunden die reine E-Mail-Kommunikation, sondern möchten zumindest einige Unterlagen weiter in Briefform erhalten. Es muss aber auch nicht gleich ein papierloses Büro sein, ein papierarmes Büro ist schon ein großer Schritt.

Wichtig ist die Auswahl der richtigen Software und guter Speicherlösungen. Zu viele unterschiedliche Programme, die nicht kompatibel sind, können die angestrebte Effizienz beeinträchtigen. Cloud-Speicher ermöglichen einen ortsunabhängigen Zugriff auf die Daten. Mindestens ebenso wichtig sind die Sicherheit der Daten und die Einhaltung des Datenschutzes. Hier sollte nicht gespart werden.

Sicherheitsbedenken, fehlendes technisches Know und die Anschaffungskosten für neue Technologien, sehen die befragten Unternehmen in der Adobe-Studie als Herausforderungen bei der Papierreduzierung. Als größte Hürde nennen sie jedoch alte Gewohnheiten. Mitarbeiter müssen auf dem Weg mitgenommen werden. Es kann einige Zeit dauern, bis alle ihre Skepsis überwinden, sich ans rein digitale Arbeiten gewöhnen und auf Papierausdrucke verzichten.