So bauen sich Makler ein erfolgreiches Zeitmanagement auf

Tipp  2: To-Do-Listen und standardisierte Mails

Für die Entlastung Ihrer Festplatte und den Gewinn von mehr Zeit sollten Sie sich ein passendes System erstellen oder dieses mit einem Coach erarbeiten. Das System sollte relativ einfach sein und kann unter Nutzung der Funktionen des jeweiligen digitalen Kalenders und den entsprechenden Aufgabenfunktionen auf Laptop und Smartphone leicht für die Mitarbeiter zugänglich gemacht werden.

Als Zeitsparer haben sich digitale To-Do-Listen bewährt. Nehmen wir ein Beispiel: Sie haben als Vermittler an einem bestimmten Tag zwei Kundentermine. Dazu haben sich noch einige Aufgaben angesammelt, die erledigt werden müssen. In die Tages-To Do-Liste übertragen Sie diese Aufgaben und priorisieren diese nach der Eisenhower-Methode nach „wichtig“ und „eilt“.

Ergänzen Sie nun die Aufgaben- und Terminliste um den jeweils geschätzten Zeitbedarf. Planen Sie eher großzügig und verplanen Sie maximal 80 Prozent Ihre Zeitbudgets. Sie werden schnell merken, ob Ihre persönliche Zeit für die Aufgaben genügt und ob Sie Aufgaben delegieren oder terminlich verschieben müssen.

So kann die To-Do-Liste aussehen

Auf dem von uns empfohlenen Muster für eine To-Do-Liste „Was ist heute Wichtiges und Eiliges zu erledigen“ haben wir deshalb nicht nur „Priorität“ und „Thema“ vermerkt, sondern auch „Wer?“ und „Wie?“. Bei Letzterem können Sie über die Art der Erledigung auch Einfluss auf Ihr Zeitbudget nehmen. Manche Anfrage kann man statt in einem 30-minütigen Anruf auch in einer E-Mail beantworten – je nach Priorität.

Apropos E-Mail. In großen Unternehmen oder auch Firmen mit sich immer wieder wiederholenden E-Mails hat es sich bewährt, diese zu standardisieren und als Sammlung für alle Mitarbeiter anzulegen. Man spricht dabei auch von E-Mail- Templates. Dafür sind dann bestimmte Stichwörter oder Parameter festzulegen. Nehmen wir als Beispiel die Einladung von Kunden zum Jahresgespräch.

Mit dem Stichwort „Jahresgespräch“ wird eine neue Standardmail mit Anrede, Text und Grußformel erstellt, die im Grunde nichts anderes darstellt, als ein herkömmlicher Serienbrief, der individuell oder für eine Gruppe von Kunden versendet werden kann. Je nach Schnittstelle des eigenen E-Mail-Programms oder Mail-Servers zum Maklerverwaltungsprogramm können dann individuelle Besonderheiten oder Varianten eingebaut werden. Die Zeitersparnis ist enorm.

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