Ein Schritt zur Digitalisierung der betrieblichen Altersversorgung

Anhand verschiedener Praxisbeispiele werden die Vorteile deutlich: Das Versicherungsunternehmen beziehungsweise der Versorgungsträger stellt allgemeine Informationen rund um das Thema bAV zur Verfügung. Das Firmenkundenportal kann individuell für den Kollektivvertragspartner durch Vorbelegungen mit dem im Kollektivvertrag geltenden Rahmenbedingungen, wie Produkte und Zuschüsse des Arbeitgebers, erstellt werden. Formulare können als Datei oder als Online-Formular zur Verfügung gestellt werden. Die Dateien können von dem Nutzenden heruntergeladen, ausgefüllt, hochgeladen und an das Versicherungsunternehmen beziehungsweise den Versorgungsträger übermittelt werden.

Klassisches Beispiel ist die (listenmäßige) Neuanmeldung oder der Dienstaustritt von Arbeitnehmern. Der Arbeitgeber erstellt eine Datei mit den zu versichernden beziehungsweise ausscheidenden Arbeitnehmern, lädt diese im Firmenkundenportal hoch und übermittelt diese an das Versicherungsunternehmen beziehungsweise den Versorgungsträger. Alternativ kann das Online-Formular manuell vom Nutzenden direkt am Bildschirm ausgefüllt und dann übertragen werden. Aus den übermittelten Daten werden Geschäftsvorfälle generiert, die über die Dunkelverarbeitung teilweise oder ganz automatisiert durchgeführt werden. Der manuelle Eingriff durch einen Sachbearbeiter für Standard- und Massenfälle wird reduziert und der Arbeitgeber erhält zeitnah eine digitale Rückmeldung zum durchgeführten Geschäftsvorfalls einschließlich der relevanten Dokumente.

Änderungen einfach digital durchführen

Auch der Arbeitnehmende kann über einen eigenen Account Zugang zum Firmenkundenportal erhalten. Er kann sich seine Versicherungsverträge mit den bestehenden und zu erwartenden Leistungen anzeigen lassen und diese Verträge beauskunften. Auch Änderungsanträge, beispielsweise Adressänderung und Anpassung der bAV, lassen sich digital beantragen. Über eine bAV-Beratungskomponente kann ein Berater dem Arbeitnehmer seine Versorgungslücke visualisieren und darauf ausgelegte Angebote erstellen, um die Versorgungslücke zu schließen. Durch das individualisierte Aufsetzen des Firmenkundenportals auf Grundlage des bestehenden Kollektivvertrages werden dem Arbeitnehmer dann nur die relevanten Produkte mit deren Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung gestellt und bei der Angebotserstellung berücksichtigt.

Desweiteren besteht die Möglichkeit, den Mitarbeitenden mögliche Versicherungsleistungen, Eigenaufwand, Arbeitgeberzuschüsse und gegebenenfalls Steuerersparnis auf einen Blick auszuweisen. Betrachtet der Mitarbeitende die Zahlen, erkennt er den finanziellen Vorteil und wird animiert, seine Versorgungslücke zu schließen. Dadurch entsteht die Sicherheit, im Leistungsfall finanziell abgesichert zu sein und den Fall in die Altersarmut zu vermeiden. Die Angebotserstellung und weiterführenden Informationen im Firmenkundenportal unterstützt den Vertriebsmitarbeitenden bei der Beratung. Der Vertragsabschluss kann über das Firmenkundenportal erfolgen und die Vertragsdokumente hierüber zur Verfügung gestellt werden.

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Nach Einführung eines Firmenkundenportals können bereits innerhalb einer kurzen Zeit hierüber Geschäftsvorfälle weitestgehend abgewickelt werden. Erfahrungsgemäß beläuft sich der Anteil aller Neuverträge, die über das Firmenkundenportal eingereicht werden, auf bis zu 25 Prozent. Das Firmenkundenportal bietet neben der Beantragung von Neuverträgen auch die Möglichkeit, die Aktualisierung von Bestandsdaten zu melden. Bisher hat sich gezeigt, dass bis zu 40 Prozent der Änderungen zur Bestandspflege über ein Portal eingereicht werden.

Darüber hinaus werden 45 Prozent der Beitragsänderungen und 30 Prozent der Unternehmensaustritte über das Firmenkundenportal beauftragt. Dabei ist zu erwähnen, dass die digitale Verarbeitung den Automatisierungsgrad vorantreibt und bei diesen Geschäftsvorfällen bereits eine Dunkelverarbeitungsquote von bis zu 80 Prozent erreicht werden kann. Die Verarbeitung der Geschäftsvorfälle läuft dann vollständig automatisiert, also ohne manuellen Eingriff eines Mitarbeitenden, ab. Dieses Vorgehen trägt somit positiv zur Reduktion der Kosten, Durchlaufzeiten und Fehlerquote sowie zur Erhöhung der Kundenzufriedenheit und -bindung bei.

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