Was Makler bei der Kommunikation über WhatsApp beachten sollten

Auf ein weiteres Risiko, das Vermittlern droht, macht der Kölner Rechtsanwalt Christian Solmecke gegenüber Pfefferminzia aufmerksam. „Wenn Unternehmer, wie zum Beispiel auch Versicherungsmakler, im beruflichen Kontext WhatsApp nutzen, ist es datenschutzrechtlich nach wie vor besonders problematisch, dass sie dem Messengerdienst Zugriff auf ihr Adressbuch im Smartphone gewähren“, schildert er. Dadurch würden nämlich auch die persönlichen Daten von Adressbuchkontakten an WhatsApp übermittelt – also unter Umständen auch von Kunden, die den Dienst gar nicht nutzen und mit einer solchen Datenübermittlung auch nicht einverstanden wären.

Doch für dieses Problem kennt Solmecke immerhin eine Lösung. So seien Makler „auf der sicheren Seite“, wenn sie WhatsApp den Zugriff auf ihr Adressbuch verwehrten. Das sei in den Einstellungen möglich, so der Anwalt. „Alternativ sollte man sicherstellen, dass vor der Installation von WhatsApp auf dem Diensthandy keine Kontakte im Adressbuch gespeichert sind – oder zumindest nur solche Kontakte, die mit einer Kommunikation über WhatsApp einverstanden sind“, so die Empfehlung des Experten. Um darüber Gewissheit zu haben, so der Anwalt weiter, sei es ebenso sinnvoll, sich stets zunächst von seinen Kunden über WhatsApp anschreiben zu lassen. „Darin ist eine konkludente Einwilligung des Kunden in die Datenübermittlung an WhatsApp zu sehen“, bestätigt Solmecke die rechtliche Einschätzung seines Kollegen Björn Jöhnke.

Kein Freibrief

Ein Maklerunternehmen in Sierksdorf in Schleswig-Holstein zum Beispiel hat diese „konkludente Einwilligung“ auf der eigenen Website so umgesetzt, indem es in seiner „Datenschutzerklärung nach EU-DSGVO“ Folgendes mitteilt:

Einer Nutzung des Kommunikationsweges WhatsApp wird von dem Kunden durch die Erstsendung einer Nachricht an uns zugestimmt. Jeder Datenaustausch per WhatsApp wird per E-Mail an uns weitergeleitet und sodann von dem An­droid WhatsApp Mobiltelefon gelöscht. (Rechtsgrundlage hierfür Datenschutzerklärung: Paragraf 13 Telemediengesetz geht in Artikel 13 DSGVO auf.)

Ein Freibrief, um sämtliche Inhalte via WhatsApp erhalten zu dürfen, ist das jedoch nicht. Versicherungsmakler sollten „sehr sorgsam darauf achten, dass keine sensiblen Daten über diese Kommunikationswege verarbeitet werden“, stellt Anwalt Jöhnke noch einmal klar. Denn es gebe nun mal bei Messengerdiensten eigene technische Infrastrukturen, auf die man nicht ohne Weiteres Einfluss habe, so der Experte. Das gelte auch für die Löschung sensibler Daten. Denn diese lägen „weder beim Versicherungsmakler noch beim Kunden, sondern im Zweifel auf einem Server in Übersee“.

Die Beratungsdokumentation füttern

Gleichwohl dürfen Makler die über WhatsApp und Co. erhaltenen und versandten Nachrichten für ihre Beratungsdokumentation verwenden. Die Grundlage hierfür bietet Paragraf 61 Absatz 1 des Versicherungsvertragsgesetzes (VVG). Demnach habe der Versicherungsvermittler den Versicherungsnehmer nach seinen Wünschen und Bedürfnissen zu befragen und zu beraten sowie „die Gründe für jeden zu einer bestimmten Versicherung erteilten Rat anzugeben“, fasst Anwalt Jöhnke zusammen. Dies habe er unter Berücksichtigung der Komplexität des angebotenen Versicherungsvertrags nach Paragraf 62 VVG zu dokumentieren. Für die Dokumentation bestehen jedoch keine Formvorschriften, erklärt Jöhnke, sodass die Dokumentation auch mit weiteren Informationen die Beratung betreffend „gefüttert“ werden könne.

„Wichtig ist nur, dass der Kunde vor Vertragsschluss alle notwendigen Informationen erhält, um die Beratung und die Empfehlung des Maklers nachvollziehen zu können. Nur dann ist die Warnfunktion der Beratungsdokumentation erfüllt“, fährt Jöhnke fort. Sein abschließender Rat: „Der Versicherungsmakler wird wohl im Einzelfall entscheiden müssen, ob er diesem Kommunikations­weg folgt und gegebenenfalls vom Kunden eine Einwilligung erfragt. Aus diesem Grunde macht es Sinn, die Kommunikation per WhatsApp mit dem Kunden abzustimmen und sich die Einwilligung zusammen mit dem Maklerauftrag einzuholen.“

Übrigens: WhatsApp macht jetzt Ernst mit seinen neuen, zunächst verschobenen, Nutzungsbedingungen. Was steht da eigentlich drin und was passiert, wenn ich dem nicht zustimme? Wie hier der aktuelle Stand ist, was die Konzernmutter Facebook sagt und was Datenschützer bemängeln, haben die Kollegen vom IT-Fachportal Heise online in einem aktuellen FAQ zusammengefasst.

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