So haben Sie als Unternehmer einfach die Zahlen im Griff

Es ist wahrlich nicht selten, dass Unternehmerinnen und Unternehmer im Alltag oder auch im Notfall wichtige Zahlen zur Firma, dem Umsatz und Kosten oder zum Kundenstand nicht parat haben. Nur mit größerem Aufwand müssen diese manuell beschafft werden. Geht das nur Maklerinnen und Maklern so? Nein, auch in größeren Einheiten ist die Bereitstellung und Auswertung der Daten zum Unternehmen ein Problem. Das gilt besonders auch dann, wenn es um die entsprechenden Schlussfolgerungen und Reaktionen in der Zusammenarbeit von unterschiedlichen Geschäftsbereichen geht.

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In einer Ende 2022 durchgeführten Studie wurden Führungskräfte aus größeren Industrieunternehmen befragt. Die Ergebnisse zeigten, dass in drei von vier Unternehmen die Datensammlungen ein Problem hinsichtlich der internen Zusammenarbeit haben. Immerhin erkannten rund 75 Prozent der Führungskräfte dies auch als Wettbewerbsnachteil.

Bei Maklerinnen und Makler wird das Thema der ungenügenden Bereitstellung und Zusammenführung von Daten erst dann bedeutsam, wenn es um Schwierigkeiten im Umsatz-Kosten-Verhältnis oder um die Themen Nachfolge oder Notfall geht. Aus dieser Erkenntnis in der Praxis habe ich in der Maklerborschüre „Neuer Kurs für Maklerunternehmen“ dem Thema „Wirtschaftlichkeit – Mit kühlem Kopf kalkuliert“ ein spezielles Kapitel gewidmet.

Notwendigkeit von Reporting und Controlling

Klären wir zunächst die Begriffe: Unter Reporting verstehen wir die Berichterstattung im Unternehmen beispielsweise von Verantwortlichen für die Bestandsbetreuung, eines sogenannten Controllers oder einer Büroleiterin, an den Geschäftsführer. Controlling wiederum ist die von der Unternehmensleitung ausgeübte Steuerungsfunktion. Controlling geht also über die reinen Zahlen hinaus, hinterfragt Zahlen und Entwicklungen und stellt Zusammenhänge her, die wiederum dann in strategischen Entscheidungen münden.

Reporting und Controlling basieren auf Daten zu einem bestimmten Bereich oder für das gesamte Unternehmen. Es geht aber nicht nur um ein aufwändiges und lästiges Erfassen und Darstellen von Zahlen. Beides führt im Idealfall zu unternehmerischem Handeln und Gestalten, welches ja die Möglichkeiten und Freuden des Selbstständigseins erst ausmachen können. Eine Vision, ein Ziel stehen im Mittelpunkt und Controlling führt Schritt für Schritt auf den Weg der Umsetzung oder Veränderung.

Diese Zahlen sind für Makler wichtig

Für viele Unternehmer stehen vor allem die Zahlen im Vordergrund, die an den Steuerberater oder direkt an das Finanzamt zu liefern sind. Das sind aber Zahlen aus der Vergangenheit, die oftmals keine Perspektive in die Zukunft enthalten oder den Fokus zu spät auf Fehlentwicklungen der Firma lenken. Die individuell wichtigen Zahlen für ein zukunftsorientiertes Controlling muss der Unternehmer selbst festlegen.

Damit Reportings und daraus resultierend auch das Controlling seine Wirkung entfalten können, muss der Unternehmer seine Vision, seine eigenen Ziele entwickeln und erkennen.Es empfiehlt sich also vorher festzulegen, welche Zahlen erfasst und analysiert sowie später bewertet werden sollen. Nicht alle Zahlen sind gleich wichtig. Welche wichtig sind, sollte der Unternehmer selbst entscheiden. Eine externe Bewertung kann bei dieser Status-quo-Bestimmung auch hilfreich sein.

Einen ersten Block sollten die betriebswirtschaftlichen Zahlen darstellen. Das kann über die monatliche betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) oder eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) erfolgen, die als Vorjahresvergleich oder als Soll-Ist-Vergleich dargestellt wird oder werden sollte:

• Umsatzentwicklung
• Personalkosten
• KFZ- und weitere Sachkosten
• Ausgaben für Werbung
• Fremdleistungen (Berater, Vermittler)
• Liquidität und Ertrag
• Budgetinformationen (Investment)

Betriebswirtschaftlich positiv wäre es, wenn sich – außer Umsatz und Ertrag – die weiteren Positionen eher negativ entwickeln.

In einem zweiten Block geht es um die Daten des Kerns der Wertschöpfung des Maklerunternehmens. Dazu gehören unter anderem:

• Anzahl Kunden und vermittelte Produkte
• Wiederkehrende Courtagen nach Sparten
• Verteilung des Umsatzes nach Produktgebern
• Anzahl der Kunden mit Maklervertrag, -vollmacht etc.
• Neugeschäft nach Sparten
• Anzahl der Kunden mit Servicevereinbarungen
• Ergebnisse von Aktionen im Maklerbestand
• Soll-Ist-Vergleiche für Ziele (beispielsweise Verhältnis Abschluss- zu Bestandsprovisionen)

In einem dritten Block kann es beispielsweise um folgende Daten gehen:

• Neukunden- und/oder Vollkundengewinnung
• Auswertung der Kundenanrufe und Beschwerden
• Auswertung für Qualität der Beratung (NPS etc.)
• Aktivitätenauswertungen (etwa für Vertriebsmitarbeiter)
• Anzahl der Online-Beratungen versus Präsenzberatungen
• Auswertung der Besucher auf der Homepage
• Auswertung der gewonnenen Leads und Abschlüsse daraus
• Markt- und Wettbewerbsinformationen
• Sonderauswertungen (Aktionen, Kündigungen, Fluktuation)
• Überstunden- und Krankheitsquote im Unternehmen

Tools für Reporting und Controlling

Natürlich braucht es im Vermittlerunternehmen auch Werkzeuge und Tools für Reportings an die Geschäftsleitung und damit auch für das Controlling. Für das betriebswirtschaftliche Reporting braucht es vor allem regelmäßige und detaillierte betriebswirtschaftliche Auswertungen mit Vergleichen zum Vorjahr und Vorjahresmonat.

Es ist mit dem Steuerbüro zu besprechen, wie diese inhaltlich zu gestalten sind. Immer wieder ist festzustellen, dass Steuerberaterinnen und Steuerberater da so ihre eigenen Vorstellungen haben, die aber den Inhaber des Vermittlerunternehmens oft zu wenig in die Lage versetzen, ein optimales Controlling umzusetzen. Eine Arbeit ohne monatliche oder wenigsten quartalsmäßige BWA sollte zumindest in größeren Maklerunternehmen der Vergangenheit angehören.

Ideal für eine spätere Bewertung oder in Vorbereitung auf einen Verkauf ist die Trennung der Umsatzgrößen nach Provisionsarten und Honoraren. Ebenso hilfreich kann auch die detaillierte Erfassung von Courtagezahlungen der einzelnen Produktpartner sein, die dann auch Rückschlüsse auf ungewollte Abhängigkeiten oder Umsatzentwicklungen gegenüber dem Vorjahr zulassen. Soweit vom Steuerexperten nicht schon veranlasst, sollten Rückstellungen auch konkret benannt werden, damit nach Jahren auch noch verstanden wird, warum die Rückstellungen gebildet wurden und welche „Formel“ hinterlegt wurde.

Für das Reporting für die oben genannten Blöcke zwei und drei sollten im Idealfall die Berichtsmöglichkeiten eines modernen Maklerverwaltungsprogramms (MVP) die Grundlage bieten. Es genügt also nicht, dass in einem MVP wesentliche Kunden- und Vertragsdaten hinterlegt sind. Den Möglichkeiten für die Ermittlung von standardisierten Statistiken sollte bereits bei der Auswahl des MVPs Aufmerksamkeit gelten. Deshalb begrüße ich es auch, dass die Thema Services und Zusatznutzen in die Bewertungen „Makler-Champion 2023“ unter den Maklerverwaltungsprogrammen aufgenommen beziehungsweise bewertet wurden.

Am kommenden Montag geht es im zweiten Teil der Serie um den Einsatz von künstlicher Intelligenz in Maklerfirmen und beim Controlling und darum, wie man die gewonnenen Daten und Erkenntnisse im Team vertieft und kommuniziert.