Tipps für das passende Online-Beratungs-Tool

Wer in die Online-Beratung einsteigt, behilft sich zum Start oft mit Videokonferenz-Tools wie Zoom, Skype oder Microsoft Teams. Der Bildschirm lässt sich übertragen, und man kann dem Kunden ein paar Dinge zeigen. Vielleicht wird während des Online-Gesprächs noch die Chatfunktion genutzt, um Links zu versenden.

Damit sind die interaktiven Möglichkeiten einer Software für Videokonferenzen allerdings schon ausgeschöpft. Manch einem genügt das. Doch Vermittler, die ihre Online-Beratung optimieren wollen, müssen sich zwangsläufig mit entsprechenden Programmen befassen. Worauf sollte dabei das Augenmerk liegen?

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Wichtige Basis-Funktionen

Die wichtigste Regel in jedem Online-Gespräch ist: Das Mitnehmen des Kunden darf keine Hürde sein. Daher sollte das Tool der Wahl es dem Kunden so einfach wie möglich machen, sich in die Online-Beratung einzuwählen. Keine komplizierten Anmeldeverfahren. Keine vorab zugesandten Links, die im Nirwana des Internets verschwinden. Viele Tools lassen sich mittels Permalink mit der Berater-Homepage verknüpfen. So muss der Kunde zu Beginn des Gesprächs nur die Homepage aufrufen und einen Button klicken, um in den digitalen Besprechungsraum zu kommen.

Auch sehr wichtig: eine Zeichenfunktion. Sei es ein Whiteboard oder die Möglichkeit, etwas auf die Folien zu malen oder zu schreiben – je mehr sich auf dem Bildschirm tut, desto engagierter ist der Kunde. Pencilseller sind ohnehin auf eine Zeichenmöglichkeit angewiesen. Doch ein Whiteboard ist auch eine tolle Option, um den Kunden einzubeziehen und ihn Informationen ergänzen zu lassen.

Die Sache mit dem Datenschutz

Kommen wir zur digitalen Unterschrift. Wie oft kommt es vor, dass Unterlagen auf dem Postweg verschwinden, ewig beim Kunden liegenbleiben oder unvollständig unterschrieben zurückkommen. Wenn sich Dokumente direkt im Anschluss an die Beratung online unterzeichnen lassen, sind all diese Show-Stopper ausgemerzt. Viele Tools haben inzwischen die digitale Signatur integriert – natürlich datenschutzkonform.

Apropos Datenschutz. Sobald die Wahl auf ein bestimmtes Tool fällt, sollte überprüft werden, ob die Beratung damit den Vorgaben der DSGVO entspricht. Im Zweifel gilt es, sich an einen Datenschutzbeauftragten zu wenden und die aktuelle Rechtslage abzuklären. Gegebenenfalls kann auch die übergeordnete Gesellschaft hier Hilfestellung leisten.

Ein weiteres relevantes Gimmick ist für viele Berater eine Dokumentations-Funktion. Sei es, dass die Gesellschaft eine genaue Protokollierung jeder Sitzung vorgibt. Sei es, dass ein Vermittler Wert darauf legt, sämtliche Informationen zum Kunden zu archivieren oder seinem Gegenüber im Anschluss den Gesprächsinhalt zur Verfügung zu stellen: Eine Dokumentationsfunktion ermöglicht das Herunterladen und lokale Abspeichern aller relevanten Inhalte.

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