„Fast alle To-do-Listen sind zu voll – seien Sie nicht zu perfektionistisch!“

Pfefferminzia: Wie schaffen es Makler, Struktur in ihren stressigen Büroalltag zu bekommen? 

Andrea Kaden: Als ersten Schritt empfehle ich, einfach mal gedanklich einen Schritt zurück zu treten, durchzuatmen und einen Blick auf meine eigentlichen Ziele zu werfen. Was will ich erreichen? Bevor ich daran gehe, Aufgaben zu priorisieren, also nach Wichtigkeit zu sortieren, muss ich mir über meine Ziele im Klaren sein, denn daran orientiert sich letztlich ja jede Priorisierung. Dabei hilft es, seine Ziele zu visualisieren, also zu Papier zu bringen und gut sichtbar an die Wand zu hängen. Mehr als fünf sollten es aber nicht sein. Diese Ziele kann ich dann mit der To-do-Liste für den nächsten Tag abgleichen und klären: Wie wichtig ist diese oder jene Aufgabe wirklich für meine Zielerreichung.

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Mit der To-do-Liste fängt für viele Makler das Problem ja schon an, weil sie oft so lang sind, dass man am Abend schon mit Schrecken an den nächsten Tag denkt. Wie kann ich meine Liste so ausmisten, dass das Pensum auch zu schaffen ist? 

Indem ich eine klare Hierarchie hineinbringe, zum Beispiel bei externen Kundenterminen nach A-, B- und C-Kunden sortiere. Punkte, die in der Hierarchie unten stehen, werden auf später terminiert oder gestrichen. Ebenso wichtig ist es, genug zeitlichen Puffer einzuplanen. Fast alle To-do-Listen sind zu voll, und zwar auch deshalb, weil wir den Zeitaufwand für einzelne Punkte unterschätzen. Die Folge ist, dass wir nicht alle geplanten Aufgaben abarbeiten können. Das betrifft vor allem Perfektionisten, die jede Arbeit bis aufs letzte i-Tüpfelchen erledigen wollen. Das ist aber gar nicht immer notwendig. Fachleute verweisen hier auf das sogenannte Pareto-Prinzip. Es besagt, dass nicht jede Aufgabe zu 100 Prozent erledigt werden muss, sondern 80 Prozent häufig schon ausreichen. Und diese 80 Prozent lassen sich bereits mit 20 Prozent des Arbeitsaufwandes erreichen. Einfach formuliert: Wer auch mal Fünfe gerade sein lässt, spart viel Zeit, ohne dabei gravierende Mängel zu produzieren.  

Welche Techniken empfehlen Sie noch für ein effektives Zeitmanagement? 

Neben dem Pareto-Prinzip gehört die nach dem früheren US-Präsidenten benannte Eisenhower-Methode zu den Klassikern. Dabei werden Aufgaben in vier Kategorien eingeteilt. A: dringend und wichtig, B: wichtig, aber nicht dringend, C: dringend, aber nicht wichtig, D: weder wichtig noch dringend. Aus diesen vier Quadranten wird nun abgeleitet, welche Aufgaben sofort und selbst erledigt werden müssen – das sind natürlich Arbeiten der Kategorie A. Aufgaben der Kategorie B sollten unbedingt in den Kalender eingetragen werden, da es sich oft um bedeutende, strategische Aufgaben wie Produktentwicklung oder Weiterbildung handelt. Wenn man so etwas nicht fest einplant, ist das Risiko groß, dass es unter den Tisch fällt. Kategorie-C-Jobs können in der Regel delegiert werden. Aufgaben, die in die vierte Kategorie fallen, werden gestrichen.  

Wir reden die ganze Zeit von Arbeit und Aufgaben. Wie wichtig sind eigentlich Pausen? 

Enorm wichtig. Ohne ausreichende Pausen ist kein konzentriertes Arbeiten möglich. 25 Minuten arbeiten, dann 5 Minuten Pause, und nach 4 solcher Einheiten 30 Minuten Pause, das ist ein guter Rhythmus – die sogenannte Pomodoro-Technik.  

Blöd nur, wenn man dabei ständig durch Anrufe gestört wird. Allerdings hat der Unternehmensberater Sebastian Heithoff kürzlich in einem Gastbeitrag für Pfefferminzia erklärt, als Vertriebler müsse man nicht dauernd erreichbar sein. Stimmen Sie dem zu? Anders gefragt: Wie schaffe ich mir hier Freiräume, ohne den Kunden zu verprellen?  

Ich stimme dem hundertprozentig zu. Kunden springen nicht gleich ab, nur weil man mal nicht erreichbar ist. Während einer Pause oder bei konzentrierter Arbeit gilt: Nicht ans Telefon gehen, keine E-Mails lesen, am besten die automatische Benachrichtigung für Mails abstellen. Ich rate aber, dem Kunden immer ein Signal zu geben, dass man sich um sein Anliegen kümmern wird, und dabei auch einen konkreten Zeitraum zu nennen, etwa durch eine Abwesenheits-Rückmail oder eine Information auf der Mailbox, wie zum Beispiel: „Ich kümmere mich innerhalb der nächsten 24 Stunden um Ihren Anruf.“ Wenn der Kunde die Erfahrung macht, dass er sich darauf verlassen kann, wird er auch nicht verärgert sein. 

Und wenn ich nun trotz aller Planung mein Tagespensum nicht schaffe – wie gehe ich dann mit meinem schlechten Gefühl um? 

Es hilft ungemein, auf das zu schauen, was man geschafft hat und nicht darauf, was liegen geblieben ist. Wenn ich in meinem Kalender täglich 30 Minuten für die Mail-Bearbeitung und 60 Minuten für „Kleinkram“ einplane, bekommt auch der Kleinkram gleich einen produktiven Charakter. Also: Immer auf das fokussieren, was man geschafft hat!