Wie Makler sich erfolgreich durch den Papierdschungel kämpfen

Frau Bildircin, wie kann ich als Makler meine Büroarbeit möglichst effizient organisieren?

Kamuran Bildircin: Besonders in kleinen Büros machen Makler oft den Fehler, sich zu verzetteln, alles allein machen zu wollen und das auch noch gleichzeitig. So wird man am Ende des Tages aber nichts richtig geschafft haben. Wichtig ist es, stattdessen einen strukturierten Ablaufplan zu erstellen. Dazu kann man den Tag beispielsweise in Zwei-Stunden-Slots einteilen, in denen man sich wirklich nur um die eine, für den jeweiligen Slot geplante Aufgabe konzentriert – etwa um die Ablage, um Wiedervorlagen oder ähnliches, in anderen Slots dann wieder um Kundenberatung. Aufgaben können dabei auch an Mitarbeiter übertragen werden. Entscheidend ist, dass man sich nicht stören lässt, auch vom Telefon nicht.

Welche Arbeiten sollten dabei Vorrang haben?

Ganz klar: die Bearbeitung von Wiedervorlagen. Makler beschreiben das uns gegenüber immer wieder als ihr größtes Problem: Sie kommen nicht dazu, Wiedervorlagen effektiv abzuarbeiten. Dabei gehört das zu den wichtigsten Büroaufgaben, weil es ja häufig um Fristen geht, die eingehalten werden müssen. Oder: Das Kind eines Kunden beendet zum Zeitpunkt x die Ausbildung – was bedeutet das für die Versicherungen des Kunden oder des Kindes? Wer Wiedervorlagen sorgfältig abarbeitet, minimiert auch Haftungsrisiken, weil dann keine Fristen mehr verpasst werden. Mein Rat lautet, diese Arbeiten regelmäßig in die To-Do-Liste für den Tag einzubauen.

Welche konkreten Tipps können Sie noch geben?

Ich rate generell dazu, mit Vorlagen zu arbeiten. Es muss klare Prozesse geben, die ich an die Mitarbeiter weitergeben kann. In 80 Prozent aller Maklerbüros hapert es damit. Wir erstellen beispielsweise Prozesshandbücher, mit denen bestimmte Automatismen in die Arbeitsabläufe integriert werden. Das spart enorm viel Zeit, weil dann nicht jeder im Büro „sein eigenes Süppchen kocht“. Wenn Prozesse optimal definiert sind, wissen die einzelnen Mitarbeiter immer genau, was gerade zu tun ist und ihre Tätigkeit lässt sich auch besser einschätzen. Viele Makler geben ja unumwunden zu, dass sie gar nicht genau wissen, was ihre Mitarbeiter den ganzen Tag über so tun.

Wie wichtig ist die technische Ausstattung?

Ebenfalls sehr wichtig. Zwei Bildschirme und ein Headset für jeden Mitarbeiter sollten Standard sein. Daneben sind es oft auch Kleinigkeiten, mit denen sich viel Zeit sparen lässt, etwa dass der Drucker nicht zwei Etagen entfernt steht.

Für welche Büros lohnt sich ein externer Dienstleister zur Erledigung von Büroarbeiten?

Das kann man pauschal nicht sagen. Es kommt immer auf den jeweiligen Makler an und wie er aufgestellt ist. Für Einzelmakler, die in ihrer Außenwirkung besser ankommen möchten, kann ein Backoffice durchaus sinnvoll sein, weil die Kunden dann sehen, dass sie es nicht mit einem „Einzelkämpfer“ zu tun haben. Gleiches gilt für Makler, die ihre Mitarbeiter von Routinearbeiten befreien möchten, damit sie sich besser auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können. Jeder Makler sollte das für sich prüfen, vor allem, wenn es darum geht, das Büro komplett neu zu strukturieren. Dann sollte unbedingt überlegt werden, welche Möglichkeiten es gibt, die Abläufe mit externen Dienstleistern effizienter zu machen.

Ergibt es Sinn, nur einzelne Aufgaben extern erledigen zu lassen?

Ein gutes Beispiel dafür ist ein Telefondienst, der einem zu bestimmten Zeiten den Rücken für wichtige Tätigkeiten freihält, wie wir es am Anfang unseres Gesprächs schon beschrieben haben. Kunden wollen heutzutage nicht mehr auf einen Anrufbeantworter sprechen, sie erwarten permanente Erreichbarkeit.

Welche Besonderheiten ergeben sich aus dem Homeoffice, das ja nach der Corona-Krise vermutlich stärker genutzt werden wird als zuvor?

Die meisten Makler haben auch vorher schon viel von zu Hause aus gearbeitet. Der Vorteil ist jetzt, dass auch immer mehr Kunden bereit sind, sich auf digitalem Weg beraten zu lassen. Dabei kommt es natürlich vor allem darauf an, dass die Technik funktioniert – also etwa eine ausreichend schnelle Internet-Verbindung vorhanden ist und ein hochwertiges Verwaltungsprogramm genutzt wird. Ich warne allerdings davor, jetzt Hals über Kopf alles infrage zu stellen, was in der Vergangenheit gut funktioniert hat und fast schon panisch etwa auf Social Media zu setzen. Nicht zu jedem Makler passt Instagram bei der Kundengewinnung. Ein Beratungskonzept muss vor allem immer eins sein: authentisch.

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